作者：丁榮貴，系統(tǒng)工程專(zhuān)業(yè)工學(xué)博士。現(xiàn)任山東大學(xué)管理學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師，山東大學(xué)項(xiàng)目管理研究所所長(zhǎng)。教育部“新世紀(jì)優(yōu)秀人才”、歐美同學(xué)會(huì)會(huì)員，中國(guó)建筑業(yè)協(xié)會(huì)工程項(xiàng)目管理專(zhuān)家委員。兼任中國(guó)項(xiàng)目管理研究會(huì)副秘書(shū)長(zhǎng)、北京項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)副會(huì)長(zhǎng)、《項(xiàng)目管理評(píng)論》雜志編委會(huì)副主任、《項(xiàng)目管理技術(shù)》雜志編委、山東省干部教育培訓(xùn)名師。
丁教授說(shuō)：項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)管的關(guān)鍵是確保數(shù)據(jù)的客觀以及將其與管理者的個(gè)人特質(zhì)和項(xiàng)目的組織特質(zhì)相結(jié)合以形成有效的管理決策信息。
沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的管控，僅期待結(jié)果的驚喜是不可靠的。《扁鵲見(jiàn)蔡桓公》的故事說(shuō)明了過(guò)程監(jiān)管的重要性。扁鵲多次對(duì)蔡桓公說(shuō)其有病，“不治將恐深”和“不治將益深”， 但蔡桓公沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)重要性，反而認(rèn)為“醫(yī)之好治不病以為功”并“不悅”，致使最后病入膏肓而死。
大數(shù)據(jù)時(shí)代，“數(shù)據(jù)”滿天飛，從其中辨識(shí)出真?zhèn)渭瓣P(guān)鍵的信息成為新的挑戰(zhàn)。無(wú)論是毛澤東的“沒(méi)有調(diào)查研究就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”，還是管子的“明于機(jī)數(shù)者，用兵之勢(shì)”，都是在談分析信息的重要性。
人們常說(shuō)“要客觀地看待問(wèn)題”，但在管理領(lǐng)域，客觀是相對(duì)的，主觀則是絕對(duì)的，所謂“客觀世界”無(wú)非是真正的客觀世界加上人的主觀解釋而形成的“主觀性客觀世界”罷了。換句話說(shuō)，科學(xué)結(jié)論是不允許有反例的，其結(jié)論也不因人的解釋而變化。但是，管理的任何做法都與人有關(guān)，都會(huì)有反例存在，因此也會(huì)遭到有些人的不滿。管理并不能像科學(xué)一樣以真假來(lái)作為決策依據(jù)，而是以是否有效來(lái)作為決策依據(jù)的。
在春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期(公元前770年-公元前221年)，有很多有名的策士，他們靠游說(shuō)各國(guó)君主而獲得利益和施展政治抱負(fù)，他們的言辭改變了很多國(guó)家，也產(chǎn)生了很多著名的篇章，如《鬼谷子》、《戰(zhàn)國(guó)策》和《說(shuō)苑》等。佛教《金剛經(jīng)》中有言“我相即是非相”，《無(wú)常經(jīng)》中也說(shuō)“世事無(wú)相，相由心生，可見(jiàn)之物，實(shí)為非物，可感之事，實(shí)為非事。物事皆空，實(shí)為心瘴，俗人之心，處處皆獄，惟有化世，堪為無(wú)我。我即為世，世即為我。命由己造，相由心生，世間萬(wàn)物皆是化相，心不動(dòng)，萬(wàn)物皆不動(dòng)，心不變，萬(wàn)物皆不變”。《紅樓夢(mèng)》中有一句“假作真時(shí)真亦假，無(wú)為有處還有無(wú)”的名言。這些都說(shuō)明，事實(shí)本身(數(shù)據(jù))不如人們內(nèi)心對(duì)事實(shí)的想象和理解(信息)重要，或者說(shuō)事實(shí)并不獨(dú)立存在，它只存在于人們對(duì)事實(shí)(數(shù)據(jù))的解釋中。可能這就是管理學(xué)與自然科學(xué)的根本區(qū)別。
盡管對(duì)管理決策來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)不如信息來(lái)得重要，但數(shù)據(jù)的積累有助于產(chǎn)生信息，信息的價(jià)值也在于對(duì)數(shù)據(jù)的解析。數(shù)據(jù)到信息存在量變引起質(zhì)變的辯證規(guī)律。毛澤東在其《黨委會(huì)的工作方法》一文中說(shuō)：“對(duì)情況和問(wèn)題一定要注意到它們的數(shù)量方面，要有基本的數(shù)量的分析。任何質(zhì)量都表現(xiàn)為一定的數(shù)量，沒(méi)有數(shù)量也就沒(méi)有質(zhì)量。”在項(xiàng)目過(guò)程中，由于存在大量的變數(shù)，在過(guò)程中不斷收集數(shù)據(jù)以為決策提供有效的信息十分重要。但是，由于項(xiàng)目諸多利益相關(guān)方的利益立場(chǎng)不同、專(zhuān)業(yè)習(xí)慣不同和人員的流動(dòng)性，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、全面、口徑一致是十分重要的，也是困難的，因此需要采取依據(jù)里程碑節(jié)點(diǎn)采集數(shù)據(jù)、根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式匯總數(shù)據(jù)、根據(jù)實(shí)際與計(jì)劃的偏差度解析數(shù)據(jù)的工作方式。
如何做到數(shù)據(jù)的客觀以及如何將其與管理者的個(gè)人特質(zhì)和項(xiàng)目的組織特質(zhì)相結(jié)合以形成有效的管理決策信息，是項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)管中的主要矛盾。
要在項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)管中有效運(yùn)用辯證邏輯，可以參考以下口訣：
驚喜常失望，可控在過(guò)程。
數(shù)據(jù)求客觀，信息求有效。
真假易分辨，判斷在人情。
清濁看魚(yú)種，掌管分大小。
一、“驚喜常失望，可控在過(guò)程” 的含義
管理者的字典中應(yīng)該盡量摒棄“驚喜”二字，而以“可控”來(lái)取代它。追求“驚喜”的后果常常是“驚訝”或“驚愕”。從心理上講，信息的缺乏往往會(huì)導(dǎo)致人們往壞處想，對(duì)于那些人們特別看重的事情尤其如此。孩子放學(xué)比預(yù)期的時(shí)間晚到家，很少有父母認(rèn)為孩子碰到好事了，絕大多數(shù)都是懷疑孩子身上是否發(fā)生了不好的事情，例如車(chē)禍、被老師留下、去網(wǎng)吧等。企業(yè)也同樣如此，當(dāng)項(xiàng)目有一段時(shí)間的進(jìn)展不透明時(shí)，人們往往會(huì)懷疑項(xiàng)目遇到了麻煩，要么是工期拖延，要么是經(jīng)費(fèi)出了問(wèn)題等。項(xiàng)目的成功需要治理者、管理者和實(shí)施者等利益相關(guān)方各司其職。有人承擔(dān)責(zé)任不意味著他們能夠和應(yīng)該承擔(dān)責(zé)任，不可控制就不可管理，僅靠事后的獎(jiǎng)罰不是管理者應(yīng)該采取的有效態(tài)度。將項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)成一個(gè)黑箱，實(shí)際上是將管理的責(zé)任放在那些很可能承擔(dān)不起這些責(zé)任的人身上。
二、“數(shù)據(jù)求客觀，信息求有效”的含義
在管理實(shí)踐中，沒(méi)有數(shù)據(jù)支持的決策常常會(huì)陷入因主觀臆斷而產(chǎn)生的陷阱之中，但是，數(shù)據(jù)若要反映客觀的項(xiàng)目狀況，就需要預(yù)先制定結(jié)構(gòu)化的、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，要具備統(tǒng)一的測(cè)量方法和工具，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一就無(wú)法比較。按照辯證邏輯，“量變引起質(zhì)變”的實(shí)現(xiàn)需要數(shù)量積攢到很大程度才會(huì)發(fā)生，而項(xiàng)目都是特殊的，如何才能保持足夠大的、具備統(tǒng)計(jì)規(guī)律的數(shù)據(jù)呢?這就需要在項(xiàng)目中按照里程碑采集數(shù)據(jù)，在企業(yè)內(nèi)部按照項(xiàng)目集來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。
數(shù)據(jù)變成信息的過(guò)程盡管是很具有創(chuàng)意的，但也有規(guī)律可循。“反常即是妖”，數(shù)據(jù)達(dá)到一定的統(tǒng)計(jì)規(guī)律后，那些與統(tǒng)計(jì)規(guī)律相差較大的樣本點(diǎn)就成了最有價(jià)值的決策信息來(lái)源，因?yàn)榉辖y(tǒng)計(jì)規(guī)律的工作即使沒(méi)有決策也會(huì)因?yàn)閼T性而延續(xù)一段時(shí)間，但那些“突變點(diǎn)”如不得到及時(shí)的判斷和處置將會(huì)很快扭轉(zhuǎn)統(tǒng)計(jì)規(guī)律的走向。這種信息分析的思想是基于風(fēng)險(xiǎn)考量的。
項(xiàng)目決策者和管理人員更多的是需要關(guān)注規(guī)律以外的事情，而將規(guī)律之內(nèi)的事情交給穩(wěn)定的職能部門(mén)來(lái)處理。這就是辯證邏輯中的普遍性與特殊性的對(duì)立統(tǒng)一關(guān)系，也就是王宗岳在《太極拳論》里所說(shuō)的“立如枰凖，活似車(chē)輪，偏沈則隨，雙重則滯”。沒(méi)有穩(wěn)定的部門(mén)抓住穩(wěn)定的規(guī)律，項(xiàng)目就容易缺乏可靠性;而沒(méi)有項(xiàng)目決策者和管理人員對(duì)異樣信息的靈活判斷，就不能使項(xiàng)目管理具有足夠的有效性。
三、“真假易分辨，判斷在人情”的含義
項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)管的一大挑戰(zhàn)是判斷利益相關(guān)方提供數(shù)據(jù)和信息的真?zhèn)涡浴５牵瑢?duì)管理者而言的真假與對(duì)自然科學(xué)家而言的真假頗為不同，前者常常基于人的判斷和接受度，而后者更傾向于與人的判斷無(wú)關(guān)。前者更像藝術(shù)，后者才是科學(xué)。《呂氏春秋》有一則寓言故事：“人有亡斧者，意其鄰之子。視其行步，竊斧也;顏色，竊斧也;言語(yǔ)，竊斧也;動(dòng)作態(tài)度，無(wú)為而不竊斧也。俄而掘其谷而得其斧，他日復(fù)見(jiàn)其鄰人之子，動(dòng)作態(tài)度無(wú)似竊斧者。”管理決策基于決策者的判斷，而判斷會(huì)因決策者的閱歷、知識(shí)、情緒等不同而變化。
《鬼谷子》中提出“見(jiàn)其謀事，知其志意。事有不合者，有所未知也。合而不結(jié)者，陽(yáng)親而陰疏。事有不合者，圣人不為謀也”，而諸葛亮提出“隆中對(duì)”也需要先問(wèn)清楚劉備一個(gè)問(wèn)題——“敢問(wèn)將軍之志”。這些說(shuō)的都是信息的價(jià)值并非基于冷冰冰的客觀數(shù)據(jù)，而是基于利益相關(guān)方的人情、心理和需求。《菜根譚》提到的“文章做到極處，無(wú)有他奇，只是恰好”也是說(shuō)的這個(gè)道理。
四、“清濁看魚(yú)種，掌管分大小” 的含義
《大戴禮記·子張問(wèn)入官篇》中有一句中國(guó)人熟知的“水至清則無(wú)魚(yú)，人至察則無(wú)徒”，意思是說(shuō)處理矛盾不要太理想化。中國(guó)人很講究面子，有很多項(xiàng)目監(jiān)控策略只需要點(diǎn)到為止。管子說(shuō)的“必得之事，不足賴(lài)也;必諾之言，不足信也”說(shuō)的也是這個(gè)意思。“上有政策下有對(duì)策”是中國(guó)人聰明所在，也是中國(guó)人的生存之道。監(jiān)管者對(duì)被監(jiān)管者需要有足夠的約束力，被監(jiān)管者一般也認(rèn)可監(jiān)管者的權(quán)力，這是中國(guó)幾千年來(lái)儒家“君君臣臣父父子子”的教育結(jié)果。
但是，過(guò)猶不及。監(jiān)控者與被監(jiān)控者只是角色的不同，并不意味著其智商的高下。當(dāng)“君不君”時(shí)就會(huì)產(chǎn)生“臣不臣”，也即會(huì)產(chǎn)生儒家代表人物孟子對(duì)齊宣王所言的“君之視臣如手足，則臣視君如腹心;君之視臣如犬馬，則臣視君如國(guó)人;君之視臣如土芥，則臣視君如寇讎”。中國(guó)人講究投桃報(bào)李，講究“人敬我一尺，我敬人一丈”，在項(xiàng)目監(jiān)管過(guò)程中， 需要根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和利益相關(guān)方的特點(diǎn)，確定監(jiān)控的松緊程度，對(duì)那些非原則性的問(wèn)題要保持一定的彈性，給予管理人員足夠的靈活機(jī)變的權(quán)限，要學(xué)會(huì)“睜只眼閉只眼”，還要會(huì)“抓大放小”，這樣才能保證管理人員和普通項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的積極性和創(chuàng)造性，才能解決因項(xiàng)目特殊性而產(chǎn)生的一些難以通過(guò)規(guī)范化制度解決的問(wèn)題。
